Robot zarządza fakturami za prąd. Zdobył 1. miejsce w Smart City Poland Award

– Wdrożone rozwiązanie jest jedyną działającą, autorską aplikacją w Polsce. Robot, z którego korzysta Zespół ds. Zarządzania Energią w Bydgoszczy będzie miał swoich braci bliźniaków w innych dużych miastach w Polsce. Zainteresowanie tym rozwiązaniem wyraziła Warszawa i Wrocław. Cieszę się, że przy wsparciu IT udało nam się zrealizować projekt, który stanowi wzór dla innych miast – mówi Tomasz Bońdos, koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią w Urzędzie Miasta Bydgoszczy, który odebrał nagrodę w konkursie.

Smart City Poland Award to nagroda przyznawana za najlepsze i najbardziej innowacyjne rozwiązania z zakresu Smart City wdrożone w roku poprzedzającym targi. Laureatami nagrody mogą zostać Jednostki Samorządu Terytorialnego oraz firmy komercyjne. Oficjalne ogłoszenie zwycięzców oraz wręczenie nagród odbywa się podczas targów Smart City Expo Poland, na których miasto Bydgoszcz reprezentuje Tomasz Bońdos koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią.

Robot w urzędzie

Dział IT bydgoskiego urzędu miasta tworzy trzydziestoosobowy zespół – to tutaj pojawił się pomysł zastosowania robota zajmującego się dokumentami za energię elektryczną. Nie był to jednak ani pierwszy, ani ostatni projekt tego typu. Najnowszy robot wymyślony w miejskim dziale czuwa nad dokumentacją związaną z gospodarowaniem odpadami komunalnymi. Z kolei pierwsza robotyzacja, która odbyła się w 2019 r., związana była z działaniami windykacyjnymi, gdzie proces jest na tyle żmudny i skomplikowany, że nie było możliwości, aby ręcznie, na bieżąco pobierać dokumenty i budować bazę danych.

Robot w technologii RPA (Robotic Process Automation) loguje się na e-BOK sprzedawcy i dystrybutora energii elektrycznej minimum raz dziennie, od poniedziałku do piątku, a następnie pobiera dokumenty, których nie wziął od ostatniego logowania. Są to: faktury, wezwania do zapłaty, kary umowne, noty odsetkowe i inne dostępne dokumenty w formacie źródłowym, pod unikalną nazwą, zawierającą przynajmniej numer dokumentu – to umożliwia ich dalszą obróbkę i pozyskanie danych. Średnioroczna liczba dokumentów do pobrania może dochodzić do 20 tys. sztuk.

Robot w obszarze zarządzania energią kosztował 133 tys. zł i został sfinansowany z budżetu miasta. Projekt zaczęto realizować w październiku 2020 r. Przygotowanie systemu trwało miesiąc.  Proces wdrażania całego rozwiązania składał się z czterech etapów: pozyskiwania dokumentów źródłowych, pobrania danych i ich analizy, dystrybucji plików oraz ich archiwizacji.