Istnieje wiele zadań, które muszą być wykonane, aby codzienne działania organizacji przebiegały bez zakłóceń. Jednym z nich jest zarządzanie dokumentami, które może obejmować czytanie i przeglądanie ich lub tworzenie nowych, w zależności od tego, jakie potrzeby wynikają z ich treści – ale niezależnie od tego musi być do nich łatwy dostęp, aby każdy, kto powinien je otrzymać, nie miał problemu z ich posiadaniem w razie potrzeby!