| Źródło: materiał zewnętrzny
System obiegu dokumentów
Obieg dokumentów w firmie
Ideą obiegu dokumentów jest usprawnienie przepływu informacji w firmie, oszczędność czasu i przypisanie kosztów tam, gdzie są potrzebne. Pomaga on również monitorować potencjalne wpływy pieniężne przy jednoczesnej kontroli tego, co wychodzi – wszystko to bez spowalniania jakichkolwiek procesów!
Gdy szukamy dokumentu w archiwum, trudno jest określić, kto w danym momencie ma dostęp do tej informacji. W tradycyjnym modelu przepływu pracy brakuje pełnej kontroli nad dokumentami, a opóźnienia w transmisji sprawiają, że znalezienie tego, czego potrzebujemy, jest uciążliwe – jeśli nie niemożliwe!
Istnieją jednak sposoby na obejście tych problemów: system obiegu dokumentów w firmie.
Jak działa system obiegu dokumentów?
Powiedzmy, że jesteś odpowiedzialny za upewnienie się, że wszystkie faktury zostały wypełnione i wysłane. Spędzasz dużo czasu na przeglądaniu stosów, szukając dokumentów z odpowiednimi informacjami o Twojej firmie – ale co jeśli zamiast tego moglibyśmy po prostu wprowadzić fakturę do naszego systemu komputerowego? Oprogramowanie automatycznie pobierze wszystko, co potrzebne: datę otrzymania/zalegania; dane kontaktowe klienta (adres e-mail) wraz z innymi ważnymi danymi, takimi jak historia płatności – w ten sposób nie ma potrzeby tracenia czasu na poszukiwanie tych rzeczy!
Sukces firmy zależy od integralności jej dokumentów. Wiemy, gdzie dany dokument jest przechowywany, monitorujemy, kiedy dokonano płatności za tę konkretną kopię i mamy dostęp do tego, jak była ona używana w całej historii do tej pory – te informacje mogą być ważne, jeśli kiedykolwiek był audyt, taki jak podatkowy lub procesowy, w którym błędy muszą być wskazane! Kierownicy również utrzymują zakładki na przydziały zespołów, jak również koszty związane z projektami realizowanymi przez działy w ramach przedsiębiorstwa.
Dlaczego warto wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie?
Program elektronicznego obiegu dokumentów może zabezpieczyć przed wpadkami, gdyż automatycznie przesyła dane pismo do kolejnej osoby objętej jego procesem. Fizyczne gromadzenie pism jest kosztowne i wymaga specjalnych archiwów; odpowiedni system zabezpiecza ten wydatek, pozwalając na bezproblemowe przekazywanie dokumentów ze względu na ich automatyczny ruch przez różne osoby zaangażowane.
Tradycyjne podejście do znalezienia dokumentu jest czasochłonne i nieefektywne. Pracownicy często muszą znaleźć właściwy papier w stosach innych papierów, co sprawia, że tracą cenne minuty na przeszukiwanie tych wszystkich kawałków tylko po to, by móc sprawnie wykonać swoją pracę! Dzięki systemowi wszystko, czego potrzebujesz, będzie w zasięgu ręki – koniec z przeszukiwaniem starych papierów i utratą cennej produktywności, ponieważ mamy je scentralizowane dla łatwego dostępu wszędzie.
Napisz komentarz
Komentujesz jako: Gość Facebook Zaloguj